🏆 Unser wertvollstes KI-Tool? Ein Notetaker.

KI-Notetaker kennen mittlerweile alle. Trotzdem beobachten wir, dass genau diese Tools die größten Effizienzgewinne bringen, wenn sie richtig eingesetzt werden. Was viele unterschätzen: Ein Transkript ist nur der Anfang.

In dieser Ausgabe zeigen wir unseren aktuellen Workflow rund um Meeting-Notizen: von unserem Setup über die Integration in Projektmanagement-Tools bis hin zu einem Automatisierungs-Use-Case aus unserem Alltag. Und warum wir den Notetaker intern als das KI-Tool mit dem höchsten ROI bezeichnen.

Executive Summary

• 📋 Notetaker nutzen: Viele nutzen nur einen Bruchteil des Potenzials.

• ⏱ Keine verlorenen Informationen: Aufgaben landen automatisch in Notion.

• ⚙️ Vom Transkript zum KI-Workflow: Sales-Feed automatisch auswerten und als Feedback ins Postfach.

• 🚀 Individualisierung ist der Schlüssel: KI-Tools entfalten ihren Mehrwert, wenn sie zum eigenen Kontext passen.

🛠 Unser Setup: Seit über einem Jahr Fyxer

Wir nutzen Fyxer als KI-Notetaker: Seit über einem Jahr, mit durchgehend guten Ergebnissen. Die User Experience ist durchdacht, das Pricing fair, und das Tool kann DSGVO-konform eingesetzt werden. Fyxer.AI kommt aus London und lässt sich unkompliziert in den Kalender-Workflow integrieren: Es kommt automatisch in Termine, kann aber auch aktiv ausgeladen oder gar nicht erst eingeladen werden.

Am Ende kommt es weniger auf das spezifische Tool an, denn fast alle Notetaker greifen auf ähnliche Transkriptionsmodelle zurück. Entscheidend ist, dass es zum eigenen Arbeitsworkflow passt und einfach in der Handhabung ist. Fyxer erfüllt das zuverlässig. Wer noch evaluiert: Solide Alternativen aus unserer Erfahrung sind Sally, Notion oder tl;dv.

⚡ So sparen wir uns mehrere Stunden pro Woche

(Fast) jedes Meeting wird aufgezeichnet. Der offensichtliche Gewinn: Nach dem Meeting landet eine Zusammenfassung im Postfach, und bei Bedarf lässt sich jederzeit ins vollständige Transkript schauen. Protokolle schreiben, nachfragen, Informationen aus einem Meeting von vor drei Wochen rekonstruieren: Das passiert bei uns kaum noch. Allein die Standard-Funktion spart spürbar viel Nacharbeit.

Wirklich effizient wird der Prozess durch die Integration der Notizen in die eigenen Prozesse. Bei uns landen Meeting-Transkripte automatisch als Notizen und Aufgaben in Notion: mit Kontext, Verantwortlichkeiten und nächsten Schritten. Was früher händische Nacharbeit war, ist jetzt direkt und automatisch erledigt.

⚙️ Der nächste Schritt: Transkripte als Basis für eigene Workflows

Noch besser wird es, wenn man die Transkripte für individuelle Workflows nutzt. Diese Individualisierung wird die Zukunft der KI-Nutzung sein. Ein Beispiel aus unserem Alltag: Gespräche werden automatisch kategorisiert. In Kombination mit einem definierten Skill wird auf dieser Basis strukturiertes Feedback zur Gesprächsführung erstellt – orientiert an bewährten Kommunikations- und Beratungsprinzipien. Das Feedback landet automatisch im eigenen Postfach.

Ist dieses Feedback immer korrekt? Nein. Gleichzeitig ist es ein wertvoller Impuls ohne signifikante Kosten. Und KI-Feedback nehmen Menschen erfahrungsgemäß leichter an als direktes menschliches Feedback. Eine technische Besonderheit: Fyxer bietet aktuell keine Webhooks, dafür aber einen MCP-Server. Unser Setup läuft deshalb über einen regelmäßigen CRON-Job, der einen Hermes KI-Agenten aktiviert, der neue Meetings auswertet.

Was wir damit zeigen wollen: Dieser Use-Case ist nicht final und sollte auch nicht eins zu eins nachgebaut werden. Die Kunst liegt darin, KI-Lösungen auf den eigenen Kontext anzupassen und Lösungen zu entwickeln, die wirklich weiterhelfen. Mehr Beispiele zeigen wir in unserem kostenlosen Webinar am 30. Juni um 11:00 Uhr. Sichern Sie sich jetzt noch Ihren Platz.

Viele Grüße,

Manuel Heinzelmann & Luca Regner

Manuel Heinzelmann

Geschäftsführender Gesellschafter